Департамент міського голови Миколаївської міської ради був утворений рішенням міської ради від 22 грудня 2016 року №13/1. (положення про департамент затверджено рішенням міської ради від 23 лютого 2017 року №16/32).
У складі департаменту п’ять підрозділів:
- відділ «Служба міського голови»;
- відділ інформаційного забезпечення;
- відділ громадських зв’язків;
- відділ протоколу та міжнародного співробітництва;
- сектор моніторингової та аналітичної роботи.
Департамент очолює Юлія Литвинова. До його складу входять фахівці, серед яких магістри державного управління, соціальної роботи, політології, іноземної філології, менеджменту організацій та зовнішньоекономічної діяльності, юристи, інженер, журналіст та фахівці інших напрямків.
Основні напрямки діяльності:
- забезпечення та координація взаємодії міського голови зі всіма органами, які утворюють систему місцевого самоврядування в м.Миколаєві;
- інформаційно-аналітичний та організаційний супровід діяльності міського голови;
- формування та просування позитивного іміджу міста Миколаєва;
- забезпечення відкритості та прозорості роботи міського голови, виконавчих органів Миколаївської міської ради, систематичне і оперативне інформування населення Миколаєва про життєдіяльність міста;
- здійснення ефективної взаємодії з інститутами громадянського суспільства;
- встановлення та розвиток співробітництва з міжнародними організаціями, муніципалітетами міст з країн близького та дальнього зарубіжжя, дипломатичними представництвами іноземних держав в Україні та дипломатичними представництвами України за кордоном;
- здійснення оцінки моніторингу ефективності використання бюджетних коштів у виконкомі Миколаївської міської ради;
- опрацювання проектів угод, у тому числі економічних, ініційованих виконавчими органами, що входять до складу виконавчого комітету Миколаївської міської ради тощо.
Департамент продовжує запроваджувати передові практики, нові форми і методи роботи органів міської влади. Більш того, фахівці беруть участь в організаційному, методичному та юридичному супроводі важливих проектів, що покликані стати дієвим механізмом взаємодії влади та громади, сприяти дотриманню прав та інтересів миколаївців, підвищенню ефективності роботи органів місцевого самоврядування.
Так, ставши ініціаторами розробки та прийняття Міської цільової програми розвитку інформаційно-комунікативної сфери міста Миколаєва на 2020-2023 роки, департамент міського голови забезпечив доступ населення міста до важливої та актуальної інформації про діяльність органів місцевого самоврядування, стан розвитку міської інфраструктури, а також про перебіг поширення епідемії короновірусу в місті та заходи, які вживають органи влади щодо запобіганню її розповсюдження, розвитку відповідної матеріально-технічної бази закладів охорони здоров’я тощо (рішення міської ради від 20.12.2019 №56/63). Востаннє подібний нормативно-правовий акт був розроблений у 2011 році та діяв впродовж наступних двох років. Тож, починаючи з 2020 року, місто отримало важливий інструмент планування та розвитку інформаційної діяльності органів місцевого самоврядування. Це дозволило широко висвітлювати діяльність міської ради та її виконавчих органів на чолі з міським головою, публікувати у друкованих ЗМІ обов’язкову для оприлюднення інформацію, створювати презентаційні, соціальні відео про місто, готувати друковані матеріали, а також підтримувати розвиток комунальної телекомпанії «МАРТ», оскільки її засновником є Миколаївська міська рада.
За ініціативи департаменту та на виконання вказаної Програми у 2020 році було створено презентаційний відеоролик до 231-ї річниці нашого міста, який засвідчив, що Миколаїв змінюється на краще, в ньому з’являються сучасні цікаві об’єкти для відпочинку та комфортного життя, невпинно розвивається інфраструктура міста. Про популярність цієї відеороботи свідчить високий рівень охоплення глядачів, до числа яких входять не лише миколаївці, але й користувачі мережі YouTube з інших міст та країн. Загалом же лише на цьому ресурсі кількість переглядів склала майже 157 тис. (посилання на відеороботу https://www.facebook.com/watch/?v=319608855816377 або https://www.youtube.com/watch?v=GDva2OdKA0c).
З метою поліпшення зворотного зв’язку між органами місцевого самоврядування, комунальними службами м. Миколаєва та городянами, підвищення обізнаності миколаївців щодо шляхів вирішення їх нагальних проблем за ініціативою Миколаївського міського голови О. Сєнкевича та на виконання вказаної вище Програми, департаментом міського голови було розроблено та видано Муніципальний інформаційний довідник. У виданні міститься інформація про доступні муніципальні електронні сервіси, контакти найбільш затребуваних городянами виконавчих органів Миколаївської міської ради та міських служб, актуальні поради щодо запобігання захворювання та протидії поширенню COVID-19, а також фотозвіт «Миколаїв сучасний», який презентує реалізовані протягом останніх років проєкти, спрямовані на підвищення рівня комфорту і безпеки проживання, розвиток інфраструктури м. Миколаєва, благоустрій міського середовища, організацію дозвілля, модернізацію гуманітарної сфери тощо.
Використання сучасних, доступних та зручних каналів комунікацій у діяльності органів місцевого самоврядування забезпечує активна робота офіційних сторінок та груп в соціальних мережах «Фейсбук» та «Інстаграм». Зокрема, популярним та затребуваним каналом зв’язку містян з органами місцевого самоврядування є група у Фейсбуці «Contact Center при Миколаївській міській раді», інформаційними каналами – сторінка «Миколаївська міська рада» та група «Департамент позитиву». Всі вони мають широку аудиторію та виконують взаємодоповнюючі комунікативні функції (більш докладна інформація про наведені засоби комунікації представлена нижче).
Департамент міського голови став одним з виконавчих органів, який взяв на себе відповідальність із впорядкування роботи з інформацією, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних. Директор департаменту Юлія Литвинова, очолюючи відповідну робочу групу, поставила амбітну мету - вивести місто Миколаїв на передові позиції в даному напрямку роботи. Тож за 2020 рік кількість наборів даних з практично нульової позначки досягла понад 220 розміщених набір відкритих даних.
Також департамент міського голови взяв активну участь у розробці та створенні системи внутрішнього контролю у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради як окремому розпоряднику бюджетних коштів. Спільно з юридичним департаментом Миколаївської міської ради було розроблено розпорядження міського голови від 04.09.2020 №220р «Про організацію внутрішнього контролю у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради», яким затверджено відповідне Положення та утворено робочу групу з управління ризиками у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради.
2020 року департамент міського голови продовжив плідну співпрацю в рамках естонсько-українського проєкту «Стійка Україна» на підставі підписаного меморандуму про співпрацю з Міжнародним центром безпеки і оборони (ICDS). Відбулись дві онлайн-конференції, присвячені перспективам подальшої співпраці та аспектам ефективної комунікації між владою та громадами під час пандемії короновірусу.
Під керівництвом директора департаменту у 2020 році зрушило з місця питання передачі трудового архіву ПАТ «Чорноморський суднобудівний завод» до відділу інформації та використання документів ліквідованих установ (трудовий архів) Миколаївської міської ради.
Тривалі та непрості перемовини щодо умов передачі трудового архіву одного з, свого часу, містоутворюючих підприємств Миколаєва, завершились результативно, було прийнято відповідні рішення виконавчого комітету Миколаївської міської ради. Цими рішеннями визначено порядок прийняття на зберігання з подальшим впорядкуванням великого обсягу документів, які надходять до міського трудового архіву від ліквідатора ПАТ «ЧСЗ». Архів ЧСЗ – це сотні тисяч справ, які наразі знаходяться в неупорядкованому стані. Після прийняття на зберігання знадобиться не один рік для їх наукової обробки.
Чому це важливо? Згадаймо, що в архіві ЧСЗ містяться документи, від яких безпосередньо залежить оформлення пенсій тисяч містян.
За ініціативи директора департаменту міського голови минулого року започатковано, а в цьому році продовжено гарну традицію – складати шану працівникам органів місцевого самоврядування, які присвятили більшу частину свого трудового життя служінню міській громаді. У 2020 році міський голова Олександр Сєнкевич вручив відзнаки та подякував за відданість своїй справі, високий професіоналізм, зразкове виконання службових обов’язків працівникам, стаж роботи яких у виконкомі Миколаївської міської ради склав 25 та більше років.
Доброю традицією стало створення в міській раді експозицій художніх робіт юних миколаївців. У 2020 році відбулись 2 виставки вихованців дитячої художньої школи. Стіни мерії прикрасили десятки робіт талановитих дітей, які тільки-но починають свій шлях митця. Оригінальні та яскраві картини вже оцінили як працівники, так і відвідувачі мерії.
З метою формування позитивного іміджу м. Миколаєва серед користувачів соціальних мереж у Фейсбуці створено спільноту «Департамент позитива міста Миколаєва». На цій онлайн-платформі всі бажаючі діляться позитивним досвідом реалізації суспільно корисних та творчих проєктів, розміщують новини та фотографії.
У спільноті також розміщуються матеріали пізнавально-розважального характеру, привітання до загальнодержавних свят, Дня міста тощо.
На даний час в групі нараховується понад 2100 активних учасників із загального числа близько 2400 користувачів.
Зростанню популярності спільноти сприяли акції та конкурси, які проводилися серед дописувачів та загалом користувачів миколаївського сегменту Фейсбук.
Учасники і читачі спільноти взяли участь у фотоконкурсі «Миколаїв дивує». Професійні фотографи Миколаєва та любителі фотозйомки загалом представили на конкурс 43 фотороботи. Для прозорої та справедливої оцінки фотографій топ-10 найкращих робіт було визначено за допомогою «народного голосування» користувачів мережі «Фейсбук». Авторів найкращих світлин привітав міський голова Олександр Сєнкевич.
Роботи учасників конкурсу наразі прикрашають фотогалерею офіційного Інтернет-порталу «Миколаївська міська рада»: https://mkrada.gov.ua/gallery/28.html.
Спеціалістами департаменту в 2020 році було розроблено 6 проєктів розпоряджень міського голови, що стосувались питань забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, а саме: організації роботи Contact Center при Миколаївській міській раді в соціальній мережі Facebook; заходів, спрямованих на попередження розповсюдження захворюваності на гостру респіраторну інфекцію, спричинену коронавірусом COVID-19; врегулюванню деяких питань, пов’язаних із розміщенням наборів даних Миколаївської міської ради, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, в мережі Інтернет; організації у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради внутрішнього контролю тощо.
Відділ «Служба міського голови»
Основними напрямками роботи відділу «Служба міського голови» департаменту міського голови Миколаївської міської ради є:
- опрацювання пошти, адресованої міському голові;
- моніторинг інформаційних повідомлень громадян в групі «Contact Center при Миколаївській міській раді»;
- організаційне та аналітичне забезпечення роботи міського голови;
- підготовка проєктів доручень за результатами зустрічей міського голови та прямих ефірів;
- планування графіку робочого дня міського голови (за погодженням), організація зустрічей та запис на службовий прийом;
- підготовка відряджень міського голови та супровідної документації.
За звітний період фахівцями відділу опрацьовано понад 15 тис. документів та підготовлено відповідні проекти резолюцій в системі електронного документообігу «Аскод».
Як зазначалося вище, дуже популярним серед населення інструментом зв’язку з органами місцевого самоврядування для вирішення нагальних проблем та питань є група Contact Center при Миколаївській міській раді, створена наприкінці 2017 року у соціальній мережі «Фейсбук». Група стала потужним майданчиком для комунікації між міською владою та громадою. До корисного та цікавого проєкту за понад три роки долучилося більше 22 тис. миколаївців. До роботи в групі залучено всі офіційні структури, міські служби – виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства тощо. Загалом за період існування групи розглянуто майже 23 тис. повідомлень.
З 2020 року змінився порядок опрацювання повідомлень, розміщених в групі Contact Center при Миколаївській міській раді. Всі вони реєструються у комп’ютерній програмі СКАУ «Міська рада» - модуль «Контакт-Центр». Відтепер кожен миколаєвець має можливість відстежувати стан розгляду та опрацювання міськими службами питань, з якими звернувся до влади.
У 2020 році фахівці відділу проаналізували з подальшим розміщенням близько 6,5 тис. інформаційних повідомлень громадян в групі Contact Center при Миколаївській міській раді. За 2020 рік група зросла на 5307 користувачів.
Відділ протоколу та міжнародного співробітництва
Упродовж 2020 року фахівці відділупротоколу та міжнародного співробітництва департаменту міського голови Миколаївської міської ради підготували 15 офіційних зустрічей та переговорів керівництва міста (міського голови, його заступників, керівників структурних підрозділів виконкому міської ради) з іноземними делегаціями в рамках програм міжнародного співробітництва, у тому числі, візити дипломатичних представників іноземних держав та міжнародних організацій.
Відбулися, зокрема, зустрічі:
- з представниками компанії Gulf (Ukrainian Investment Company);
- з представниками Офісу Ради Європи в Україні;
- з Генеральним консулом Республіки Польща в м. Одеса;
- з радником міністра Міністерства розвитку Республіки Польща;
- з представниками Херсонської групи Спеціальної моніторингової місії ОБСЄ в Україні;
- з представниками Європейського інвестиційного банку;
- з Генеральним консулом Республіки Туреччина в м. Одеса;
- з представниками ізраїльської компанії «AuxBridge»;
- з довгостроковими спостерігачами ОБСЄ в Миколаївській області;
- з представниками компанії QTerminals W.L.L.
Згідно з планом роботи відділу у 2020 році реалізовано наступні заходи:
- організаціявізиту миколаївської делегації до КНР з метою участі у Китайсько-українському інноваційному форумі у м. Харбін;
- організація участі в онлайн-конференції Центру міжнародного співробітництва Адміністрації м. Люблін;
- організація участі студента ВНЗ м. Миколаєва у навчанні в м. Вейхай, КНР (перенесено на 2021 рік у зв’язку з пандемією COVID-19);
- організація онлайн-привітань від іноземних партнерів до Дня міста Миколаєва у зв’язку зі скасуваннямурочистих заходів (посилання на публікацію з привітаннями https://mkrada.gov.ua/news/13180.html);
- сприяння в організації участі міського голови в онлайн-семінарі «Європейський тиждень регіонів та міст».
Ведеться робота з підготовки, відпрацювання, перекладу та аналізу міжнародної кореспонденції й різноманітних документів; підготовка довідкової інформації; проведення інформаційних та інших розсилань до поріднених міст Миколаєва, дипломатичних місій зарубіжних держав, акредитованих в Україні та в місті Одеса, а саме: презентаційних матеріалів про місто, інвестиційного паспорту, пропозицій співробітництва у різних сферах життєдіяльності міста, поздоровлень з національними святами. Здійснюється робота в рамках підписаних Угод про співробітництво, а також пошук нових міст-партнерів.
Відділ інформаційного забезпечення
Фахівці відділу забезпечують системну комунікаційну діяльність, що сприяє відкритості та прозорості міської влади. Серед основних завдань – висвітлення роботи Миколаївського міського голови, виконавчого комітету Миколаївської міської ради, прийнятих ними рішень, що впливають на життя територіальної громади.
Упродовж 2020 року тривала тісна співпраця з представниками регіональних та національних засобів масової інформації. За звітний період підготовлено майже дві тисячі інформаційних повідомлень про життя міста. Це справжня історія змін: нові сквери та спортивні об’єкти, відремонтовані лікарні та школи, приведені до ладу пішохідні зони та успішно реалізовані інфраструктурні проекти на кшталт дюкеру під Південним Бугом, тролейбусної лінії у мкр. Намив та ін.
Миколаївці оперативно отримують інформацію з першоджерела - офіційного інтернет-порталу “Миколаївська міська рада”. Фахівці відділу інформаційного забезпечення є редакторами розділу «Новини». Фахівці відділу є не тільки авторами текстів новин, а й готують якісні візуальні матеріали - фото та відео.
Важливим інструментом комунікаційної стратегії стали соціальні мережі “Фейсбук” та “Інстаграм”. Створені кілька років тому офіційні сторінки Миколаївської міської ради в даних мережах набули популярності як джерела достовірної інформації “з перших вуст” та активно використовуються засобами масової інформації для отримання офіційних даних.
На сторінку Миколаївської міської ради у Facebook - @mkradagov - підписано біля 9 тисяч осіб, з них понад 2 тисячі приєдналися в поточному році. Максимальне охоплення публікації становить 45,5 тисяч.
Для якнайширшого охоплення всіх вікових груп населення міста в 2019 році відділ інформаційного забезпечення створив офіційний профіль Миколаївської міської ради в найпопулярнішій мережі для спілкування Інстаграм – @mykolaiv.rada. За короткий період існування сторінки залучено понад 4 300 користувачів, розміщено більше 450 публікацій.
Одним з найбільш актуальних та соціально важливих напрямів роботи в 2020 році стала інформаційна кампанія щодо епідеміологічної ситуації в Миколаєві, впровадження карантинних обмежень, заходів з протидії поширення коронавірусу, правил поведінки та важливості дотримання карантинних заходів. На сторінках інтернет-порталу «Миколаївська міська рада», в соціальних мережах було опубліковано понад 100 інформаційних матеріалів, аби в період пандемії COVID-19 мешканці Миколаєва оперативно та систематично отримували суспільно важливу інформацію.
Сектор моніторингової та аналітичної роботи
Сектор моніторингової та аналітичної роботи департаменту міського голови Миколаївської міської ради було утворено в 2019 році задля проведення комплексу аналітичних заходів та здійснення оцінки можливих наслідків прийнятих рішень, внесення відповідних пропозицій міському голові, налагодження моніторингу ефективності використання бюджетних коштів у виконкомі Миколаївської міської ради.
Фахівці сектору у звітному періоді здійснювали організаційний та методичний супровід виконавчих органів, що входять до складу виконавчого комітету Миколаївської міської ради, координацію їх взаємодії з питань складання проектів угод. Зокрема, було підготовлено рекомендації щодо укладання близько 100 проєктів угод. За необхідністю міському голові надавали аналітичні дані щодо укладання економічних угод виконавчим комітетом Миколаївської міської ради, а також вносили пропозиції щодо організації порядку взаємодії та відповідальності при підготовці документів.
Крім того, спеціалісти сектору системно виконували роботу з обробки та аналізу інформації щодо можливості співпраці із потенційними учасниками правовідносин з боку структурних підрозділів виконавчого комітету Миколаївської міської ради.
Спеціалістами сектору у 2020 році забезпечено розробку та укладання близько 400 проєктів угод, у тому числі економічних, ініційованих виконавчими органами, що входять до складу виконавчого комітету Миколаївської міської ради. У встановлені терміни, згідно з річним планом та додатком до річного плану закупівель, проводились конкурентні процедури закупівель. Зокрема, 46 конкурентних процедур закупівель було проведено через електронну систему «Прозорро», крім того в системі було оприлюднено 244 звіти про укладені договори.
За результатом роботи сектору моніторингової та аналітичної роботи департаменту міського голови Миколаївської міської ради у 2020 році завдяки електронним торгам за звітний період було зекономлено кошти міського бюджету в сумі 1341254,34 грн.
Відділ громадських зв’язків
Провідними напрямками діяльності відділу є забезпечення дотримання вимог Конституції України, законів України, інших нормативно-правових актів щодо взаємодії органів місцевого самоврядування з громадськими об’єднаннями, політичними партіями, релігійними організаціями, органами самоорганізації населення, а також забезпечення виконання делегованих повноважень виконавчих органів міської ради з питань проведення зборів, мітингів, маніфестацій та демонстрацій, спортивних, видовищних та інших масових заходів.
У тісній співпраці з Головним управлінням Національної поліції в Миколаївській області та, в разі необхідності (залежно від форми і змісту запланованого заходу), Управлінням патрульної поліції в Миколаївській області Департаменту патрульної поліції Національної поліції України,протягом 2020 року спеціалістами відділу було відпрацьовано 365 листів-повідомлень про намір проведення публічних заходів на території м. Миколаєва. З них 88 повідомлень були подані політичними партіями або їх місцевими підрозділами, 63 – громадськими об’єднаннями, 9 – релігійними організаціями, 4 – благодійними організаціями, 2 – профспілковими організаціями, 15 – державними та комунальними установами, 19 – підприємствами, 9 – ініціативними групами громадян та 156 – фізичними особами.
У разі виникнення потреби заявникам публічних заходів надаються вичерпні консультації щодо складання звернення про запланований публічний захід та прийнятних термінів його подання. З метою протидії поширенню коронавірусної хвороби COVID-19 за умов високого рівня епідемічної небезпеки із заявниками щоразу проводиться інформаційно-роз’яснювальна робота щодо необхідності суворого дотримання при проведенні публічних заходів карантинних обмежень, встановлених Кабінетом Міністрів України.
На спеціалістів відділу покладено функції щодо супроводу процедур створення і легалізації органів самоорганізації населення (ОСН) на рівні будинків, вулиць, кварталів, мікрорайонів тощо у межах м. Миколаєва. Тому, у зв’язку із завершенням у 2020 році термінів повноважень керівних органів діючих комітетів, працівниками відділу громадських зв’язків надавалась інформаційно-методична та організаційна допомога щодо проведення звітно-виборчих зборів та конференцій для подовження діяльності ОСН.
Одним із напрямків роботи відділу є здійснення ефективної взаємодії з інституціями громадянського суспільства і представниками громадського активу міста шляхом організації діяльності Експертно-громадської ради виконавчого комітету Миколаївської міської ради (далі – ЕГР).
Зокрема, працівником відділу громадських зв’язків, який є секретарем ради, здійснюється забезпечення діяльності ради, організація її засідань, ведення протоколів засідань ЕГР, а також інформування територіальної громади міста щодо діяльності та рішень, які приймає цей консультативно-дорадчий орган.
Інформація про всі засідання висвітлюється на сторінці «Експертно-громадська рада» розділу «Громадські ради» офіційного Інтернет-порталу «Миколаївська міська рада» (розміщено за посиланням: https://mkrada.gov.ua/content/ekspertnogromadska-rada.html).
У 2020 році працівниками відділу надано консультації п’ятьом ініціативним групам, які планували проведення громадських слухань. Переважна частина питань, що стають предметом таких обговорень, – будівництво нових споруд, а також різноманітні ситуації, у розв’язанні яких представники міської громади покладаються на остаточне рішення міської ради.
Крім того, співробітниками відділу надаються методичні консультації та допомога посадовим особам виконавчих органів Миколаївської міської ради щодо функціонування громадських рад при виконавчих органах Миколаївської міської ради у відповідності до вимог рішення виконкому міської ради від 26.10.2016 № 935 «Про створення і організацію діяльності громадських рад при виконавчих органах Миколаївської міської ради».
Інформація про роботу департаменту міського голови Миколаївської міської ради у 2018 році
Департамент міського голови Миколаївської міської ради був утворений рішенням міської ради від 22 грудня 2016 року №13/1. Положення про департамент затверджено рішенням міської ради від 23 лютого 2017 року №16/32.
До його складу увійшли діючі підрозділи - відділ громадських зв’язків, відділ інформаційного забезпечення, відділ міжнародних відносин та дві новостворені структури - відділ «Служба міського голови», сектор протоколу і діловодства.
Департамент очолює Юлія Литвинова. На даний час у департаменті міського голови працюють магістри державного управління, соціальної роботи, політології, іноземної філології, менеджменту організацій та зовнішньоекономічної діяльності, юрист, IT-фахівець, інженер, журналіст та фахівці інших напрямків. У багатьох з них стаж державної служби становить більш ніж 15-20 років, є і молоді спеціалісти з високою кваліфікацією.
Досвід роботи та коло завдань, що виконують фахівці департаменту міського голови, часто є доволі унікальними для органів місцевого самоврядування України.
Зазвичай саме департамент виступає ініціатором запровадження передової практики, нових форм і методів роботи органів міської влади. Більш того, фахівці беруть участь в організаційному, методичному та юридичному супроводі важливих проектів, що покликані стати дієвим механізмом взаємодії влади та громади, сприяти дотриманню прав та інтересів миколаївців, підвищенню ефективності роботи органів місцевого самоврядування.
Зокрема, новітнім є досвід роботи групи Contact Center у соціальній мережі Facebook. Саме Миколаївський міський голова першим в Україні надав групі офіційного статусу. В умовах розвитку цифрових технологій і комунікацій соціальні мережі сьогодні займають перші позиції. Тому департамент активно просуває створення і розвиток саме таких методів роботи.
Працівники департаменту розробляють документи, яких досі не існувало в органах місцевого самоврядування. Так, в 2018 році було створено Положення про системи навігаційного моніторингу засобами глобальної системи навігації «GPS моніторингу» транспортних засобів технічно-транспортного відділу Миколаївської міської ради. Ефект від впровадження GPS-моніторингу – 700 тисяч гривень економії. Фахівці всіх відділів департаменту міського голови проводили також роботу по моніторингу і оперативній соціології актуальних питань життєзабезпечення міста. Були розроблені спеціальні таблиці, які дозволили робити аналіз інформації, спрямований на покращення соціальних комунікацій і формування іміджу місцевої влади. Протягом року випробовувались і впроваджувалися нові форми роботи кожного з відділів. Подібний досвід колективної роботи свідчить про створення злагодженої команди, яка готова працювати в умовах прозорості і відповідальності.
У 2018 році згідно своїх повноважень відділи виконували наступну роботу.
Відділ громадських зв’язків
Одним із основних напрямків роботи цього відділу є здійснення ефективної взаємодії з інституціями громадянського суспільства і представниками громадського активу міста, сприяння виконавчим органам міської ради в цьому напрямку діяльності.
Зокрема, у 2018 році фахівці відділу організували роботу і сприяли діяльності Експертно-громадської ради виконавчого комітету Миколаївської міської ради (далі – ЕГР), яка з 2011 року є однією з інституцій, що забезпечують зв’язок органів місцевого самоврядування з міською громадою. Фахівцями відділу було забезпечено продуктивну роботу членів ради під час 7 її засідань, а також надано організаційну і методичну підтримку при проведенні 3 спільних засідань ЕГР з іншими громадськими радами, створеними при виконавчих органах Миколаївської міської ради.
Завдяки налагодженій співпраці ЕГР з міською владою протягом поточного року вдалося прийняти низку управлінських рішень, спрямованих на збільшення прозорості бюджетного процесу в м. Миколаєві та розробити пропозиції до проекту Закону України «Про освіту дорослих». Також, відповідно до внесених ЕГР рекомендацій, було затверджено нову редакцію Положення про громадський бюджет м. Миколаєва. Наразі ЕГР працює над пошуком шляхів удосконалення структури виконавчих органів Миколаївської міської ради, а також оптимальних рішень щодо визначення нормативної грошової оцінки землі й пайової участі замовників у розвитку інженерно-транспортної та соціальної інфраструктури м. Миколаєва. Обговорюються питання поводження з безпритульними тваринами, розширення можливостей участі громади в управлінні містом та багато іншого.
Фахівцем відділу громадських зв’язків департаменту міського голови, який є секретарем ради, здійснюється формування порядку денного її засідань (спільно з головою ради), ведення та розміщення протоколів засідань ЕГР, інформації щодо результатів засідань ради, планів роботи та оновлення складу ЕГР на офіційному Інтернет-порталі «Миколаївська міська рада», а також адміністрування сторінки «Експертно-громадської ради виконавчого комітету Миколаївської міської ради» у соціальній мережі Facebook.
Спеціалісти відділу громадських зв’язків надають кваліфіковані методичні консультації та допомогу посадовим особам виконавчих органів Миколаївської міської ради та ініціаторам створення нових громадських рад при виконавчих органах Миколаївської міської ради.
Проведена за останній рік робота дозволила створити крім трьох діючих ще один консультативно-дорадчий орган, а саме: громадська рада при департаменті житлово-комунального господарства Миколаївської міської ради.
Невід’ємним напрямком роботи департаменту є вивчення громадської думки стосовно актуальних питань громадського життя. Саме це дозволяє належним чином формувати плани роботи виконавчих органів Миколаївської міської ради, в залежності від нагальних потреб суспільства і його вимог. Проведення опитувань громадської думки передбачено заходами Програми розвитку місцевого самоврядування у місті Миколаєві на 2016-2018 роки затвердженої міською радою.
Протягом 2018 року департамент міського голови ініціював проведення трьох опитувань, які виконала професійна соціологічна компанія. Темами досліджень стали:
- ставлення городян до проблеми безпритульних тварин;
- отримання актуальних даних щодо оцінки соціально-економічної ситуації в місті, а також інформаційної діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради;
- ставлення миколаївців до вступу України до НАТО.
Результати останнього опитування стануть основою для побудови ефективної комунікативно-інформаційної політики органів місцевого самоврядування у 2019 році, й будуть враховані у визначенні пріоритетних напрямків роботи, на яких органи місцевого самоврядування зосередять свою роботу в майбутньому році, а також знайдуть своє відображення у відповідних управлінських рішеннях.
Фахівці відділу громадських зв’язків, у межах своїх службових повноважень, сприяють створенню безпечних і сприятливих умов для реалізації закріпленого ст. 39 Конституції України права громадян на мирні зібрання, а також для проведення у м.Миколаєві інших різноманітних публічних заходів. Ініціаторам публічних заходів (мітингів, демонстрацій, пікетів, концертів, благодійних акцій тощо) надаються докладні консультації щодо подання заяви-повідомлення до виконавчого комітету Миколаївської міської ради про проведення таких заходів.
Зокрема, надається організаційно-методична допомога в ході планування заходів організаторами з метою попередження незручностей або гострих конфліктних ситуацій. У відповідності до чинного законодавства, відділ щоразу готує звернення до Головного управління Національної поліції в Миколаївській області щодо вжиття необхідних заходів для забезпечення громадського порядку і безпеки людей під час перебігу заявлених публічних акцій.
Протягом 2018 року (станом на 20.12.2018) фахівцями відділу було відпрацьовано 476 повідомлень про проведення публічних заходів різного спрямування.
Також спеціалістами надаються роз’яснення щодо порядку створення та легалізації органів самоорганізації населення, ініціювання та проведення громадських слухань в м. Миколаєві.
Крім взаємодії з соціально-активною частиною миколаївців відділ громадських зв’язків також відіграє комунікативну роль у ланці виконавчих органів Миколаївської міської ради. Мешканці міста Миколаєва звертаються до відділу телефоном, і не лише із тими запитаннями, що стосуються громадського життя.
Відділ «Служба міського голови»
Новостворений відділ у складі виконавчих органів міської ради. Тим не менш, фахівці відділу вже отримали активний відгук та налагодили ефективний зворотній зв’язок з мешканцями Миколаєва.
Ще наприкінці 2017 року спільними зусиллями департаменту міського голови створено групу Contact Center при Миколаївській міській раді у соціальній мережі Фейсбук. Мета створення - спілкування громади з посадовими особами органів місцевого самоврядування, представниками комунальних підприємств та організацій; оперативне реагування на проблемні питання. Така форма роботи дозволяє миколаївцям звернутися безпосередньо до посадових осіб та отримати кваліфіковану консультацію, оперативно вирішити проблему. Група стала потужним комунікатором між міською владою і громадою. До корисного та цікавого проекту протягом 2018 року долучилося майже 13 тисяч миколаївців. Аби жодне звернення не залишилося без уваги, завдяки зусиллям фахівців департаменту міського голови до роботи групи залучено всі офіційні структури – виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства тощо. Фахівці Служби міського голови ведуть постійний моніторинг звернень громадян, відстежують якість і оперативність реагування.
Департаментом міського голови розроблено Положення групи Contact Center при Миколаївській міській раді в соціальній мережі Facebook. Міський голова офіційно затвердив його 29 серпня 2018 року. Це унікальний досвід в Україні: Миколаїв – перше місто, де офіційно затверджено порядок роботи механізму спілкування громадян з посадовими особами органів місцевого самоврядування, представниками комунальних підприємств та організацій в соціальній мережі, а також забезпечено належну організацію та функціонування контакт-центру.
Дієвий спосіб спілкування міської влади і громади – особисті та службові прийоми міського голови. Працівники відділу «Служба міського голови» займаються організацією та підготовкою до проведення цих прийомів. Їм передує значна робота по відпрацюванню кожного звернення, ретельно збираються та аналізуються необхідні матеріали. Фахівці відділу виїжджають на місце, аби здійснити фотофіксацію та отримати максимально повну та об’єктивну інформацію. Для ефективного проведення прийому визначаються та запрошуються фахівці відповідних служб. Завдяки уважній і прискіпливій підготовці частину питань, з якими миколаївці звертаються до міського голови, вдається вирішити просто під час прийому. Департамент міського голови тримає на контролі виконання доручень міського голови по зазначених справах.
Спеціалісти відділу «Служба міського голови» також здійснюють організацію робочого дня керівника міста, проводять запис відвідувачів, опрацьовують інформацію, що надходить на адресу міського голови. Фахівці готують проекти доручень та розпоряджень міського голови, інших документів з питань, віднесених до компетенції відділу.
З метою підвищення ефективності й прозорості роботи органів місцевого самоврядування департаментом міського голови проведено масштабну роботу щодо запровадження електронного документообігу через автоматизовану систему контролю і організації діловодства «Аскод» у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради та виконавчих органах міської ради.
Спеціалісти департаменту сприяли запровадженню Порядку роботи з електронними документами та документами у сканованій формі, взяли участь у проведенні низки практичних тренінгів для співробітників виконавчих органів Миколаївської міської ради та інших підрозділів, у ході яких надані роз’яснення щодо складання та відпрацювання документів. Консультаційний супровід забезпечено на постійній основі.
Фахівці відділу «Служба міського голови» здійснюють супровід всіх публічних звітів за участі міського голови, під час яких на адресу мера надходить чимало питань, запитів, звернень. Подальша робота над цією інформацією – дослідження проблем, аналітика, прогнозування шляхів їх вирішення.
Сектор протоколу та діловодства
Основним напрямком роботи сектору протоколу та діловодства управління внутрішньої політики департаменту міського голови Миколаївської міської ради є робота з документами, які надходять на розгляд та підпис міському голові, а саме:
- здійснення первинного розгляду вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції в системі «Аскод» та в друкованому вигляді;
- підготовка проектів резолюцій, визначення відповідальних виконавців та встановлення строків виконання резолюцій;
- визначення наявності повного пакету документів, пошук пов'язаних документів та збереження зв'язків між документами в системі «Аскод»;
- перевірка наявності відповідних погоджень на проектах електронних документів в системі «Аскод», друкованих кореспонденціях та направлення їх на доопрацювання;
- пошук документів у базах даних для надання інформації про хід їх виконання;
- ведення реєстру та архівування документів, в тому числі доручень (в друкованому вигляді);
- підготовка аналітичної інформації міському голові за результатами проведених зустрічей з мешканцями міста.
Щодня фахівці відділу опрацьовують близько 100 документів.
Спеціалістами сектору протоколу та діловодства проводиться робота щодо підготовки протоколів нарад та доручень міського голови.
Відділ міжнародних відносин
Фахівцями відділу міжнародних відносин протягом 2018 року було підготовлено 40 офіційних зустрічей та переговорів керівництва міста (міського голови, його заступників, керівників структурних підрозділів виконкому міської ради) з іноземними делегаціями в рамках програм міжнародного співробітництва, у тому числі, візити дипломатичних представників іноземних держав та міжнародних організацій. Відбулися зокрема наступні зустрічі:
- з Надзвичайним та Повноважним Послом Грецької Республіки в Україні паном Георгісом Пукаміссасом;
- з головою Херсонської групи Спеціальної моніторингової місії ОБСЄ в Україні Пітером Чилверсом;
- із делегацією Європейського інвестиційного банку і з представниками Світового банку;
- із делегацією Посольства США в Україні;
- з представниками міжнародної організації «Лікарі без кордонів»;
- із постійним заступником Посла Федеративної Республіки Німеччина в Україні паном Вольфгангом Біндзайлем;
- з експертами фонду UNIDO;
- з Надзвичайним і Повноважним Послом Кореї в Україні паном Лі Янг-Гу;
- з представниками дипломатичного корпусу, акредитованого у м. Одеса;
- з представниками місії компанії JICA та японського консалтингового агентства Central Consultant;
- з представником групи компанії «Lincoln Transport Ltd»;
- з англо-американською компанією «Solar Tonic UK Ltd»;
- із представником компанії ВАТ «Мінський автомобільний завод» (Білорусь);
- із Надзвичайним та Повноважним Послом Республіки Індонезія в Україні паном Юдді Кріснанді;
- з представниками Європейського Банку Реконструкції та Розвитку.
Відділ міжнародних відносив взяв участь у підготовці цілої низки заходів, для участі в яких до Миколаєва приїжджали представники інших країн та компаній. А також здійснювали супровід участі миколаївських делегацій в різних заходах за кордоном. Зокрема:
- вирішення організаційних питань щодо поїздки офіційної делегації міста разом із юнацькою баскетбольною командою м. Миколаєва до району Нілюфер (Бурса, Туреччина) на 17-Міжнародний спортивний фестиваль;
- сприяння в організації участі миколаївських спортсменів у Міжнародних Дитячих Іграх 2018 в Єрусалимі (Ізраїль);
- сприяння в організації поїздки посадових осіб Миколаївської міської ради до Батумі, Грузія;
- сприяння в організації участі миколаївського поета Пучкова В.Ю. у 3-му Міжнародному фестивалі поезії в Нілюфері (Бурса, Туреччина);
- вирішення організаційних питань щодо поїздки офіційної делегації міста до м. Плевен, Болгарія.
Постійно триває важлива робота по підготовці, відпрацюванню, перекладу та аналізу міжнародної кореспонденції й різноманітних документів міського голови; підготовка довідкової інформації для міського голови та його заступників; проведення інформаційних та інших розсилань до поріднених міст Миколаєва, дипломатичних місій зарубіжних держав, акредитованих в Україні та Одесі й т.ін.; повідомлення мешканців нашого міста про конкурси, форуми та інші заходи, що проводяться в зарубіжних країнах.
Відділ інформаційного забезпечення
Забезпечення відкритості та прозорості міської влади, висвітлення діяльності Миколаївського міського голови, його заступників, виконавчих органів Миколаївської міської ради, а також секретаря міської ради та Миколаївської міської ради – напрямки діяльності відділу інформаційного забезпечення у 2018 році.
Фахівці відділу ефективно взаємодіють з представниками регіональних та національних ЗМІ. Протягом 2018 року засобам масової інформації систематично надавалася інформація щодо заходів за участю Миколаївського міського голови, посадових осіб та депутатів Миколаївської міської ради. Щоденна робота - організація коментарів посадових осіб Миколаївської міської ради щодо актуальних питань розвитку м.Миколаєва за усними та письмовими запитами. Однією з важливих форм взаємодії із ЗМІ залишаються прес-конференції та брифінги керівництва міської ради, тож протягом року силами відділу було організовано та проведено відповідні заходи.
У 2018 році фахівцями відділу підготовано та розміщено на офіційному інтернет-порталі «Миколаївська міська рада» близько 3000 інформаційних повідомлень, на третину більше, ніж за аналогічний період минулого року. Щоденно оновлювалася рубрика «Новини» на інтернет-порталі «Миколаївська міська рада». Інформація, яка розміщується на офіційному сайті, висвітлювала найбільш значимі для городян питання. В оперативному режимі здійснювалося інформування мешканців Миколаєва про стан життєзабезпечення міста, хід ремонту комунікацій, громадську безпеку та захист від надзвичайних ситуацій, ліквідацію позаштатних ситуацій на інженерних мережах тепло– та водопостачання. Також на сайті розміщувалася інформація про виїзні робочі наради керівництва міста з метою перевірки стану будівництва чи ремонту об’єктів. Інформаційні повідомлення супроводжуються якісними фотоматеріалами.
Відділ активно використовує сучасні комунікативні можливості і потенціал соціальних мереж. Офіційна сторінка Миколаївської міської ради у мережі Facebook існує вже протягом 4 років. У цьому році на ній розміщено 1700 публікацій. Ведуться прямі трансляції заходів. Максимальне охоплення однієї публікації становить біля 19 тисяч осіб.
Спеціалісти відділу виконують роботу не тільки організатора, а і журналіста, фотографа, дизайнера, верстальника, редактора. Щоденне оновлення всіх сторінок на офіційних ресурсах – це кількадесят новин, кожна з яких потребує часу на підготовку.
У поточному році в повному обсязі забезпечено онлайн трансляцію всіх пленарних засідань сесій Миколаївської міської ради. Це понад 100 годин прямого ефіру. За пленарними засіданнями спостерігало майже 65 тис. користувачів. За перебігом подій у сесійній залі можна слідкувати на Youtube-каналі Миколаївської міської ради.
Фахівці відділу забезпечили своєчасне та якісне висвітлення публічних звітів Миколаївського міського голови, здійснювали інформаційний супровід заходів, які проводять різні органи виконавчої влади, в тому числі День міста, професійні та календарні свята. До них були також підготовлені відео привітання Миколаївського міського голови. Протягом року збиралася інформація для створення у наступному році інформаційної стратегії і Програми висвітлення діяльності міської ради, її виконавчих органів, посадових осіб та депутатів у засобах масової інформації.
***
У планах департаменту міського голови Миколаївської міської ради на 2019 рік – вдосконалення тих форм роботи, які показують позитивні результат та динаміку, створення зрозумілих алгоритмів, які мають сприяти реалізації єдиної політики у сфері інформаційної і внутрішньої політики міського голови, виконавчих органів міської ради, здійснення контролю за виконанням цих заходів та вирішенню нагальних питань всіх виконавчих органів.