МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Миколаїв

від 14 жовтня 2024                                                                                        №  350р

Про затвердження графіка особистого прийому
громадян міським головою, секретарем міської
ради, першим заступником міського голови,
заступниками міського голови, керуючим справами
виконавчого комітету Миколаївської міської ради

З метою створення необхідних умов для реалізації конституційних прав громадян на звернення, відповідно до статті 40 Конституції України, статті 22 Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від  07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», керуючись ст. 38, п.п. 19, 20 ч. 4 ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити графік особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради (додається).

2. Затвердити Порядок організації та проведення особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради (додається).

3. Розпорядження міського голови від 12.03.2021 № 63р «Про затвердження графіка особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради» визнати таким, що втратило чинність.

4. Відділу по роботі зі зверненнями громадян департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради (Васильєвій) оприлюднити графік особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради на офіційному вебпорталі Миколаївської міської ради.

5. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради Волкова А.С.

Міський голова                                                                                    О. СЄНКЕВИЧ

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

від 14 жовтня 2024

№  350р

ГРАФІК

особистого прийому громадян  міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

від 14 жовтня 2024

№  350р

ПОРЯДОК

організації та проведення особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови,

заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету

Миколаївської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Порядок організації та проведення особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради (далі – Порядок) розроблено згідно зі ст. 40 Конституції України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».

1.2. Особистий прийом громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради (далі – керівник) проводиться згідно із затвердженим графіком.

1.3. Організація особистого прийому громадян керівником забезпечується працівниками відділу по роботі зі зверненнями громадян департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради (далі – відділ по роботі зі зверненнями громадян) спільно з посадовими особами, які здійснюють особистий прийом. За потреби, що визначається керівником, який проводить прийом громадян, або начальником відділу по роботі зі зверненнями громадян, до участі в особистому прийомі громадян залучаються інші посадові особи виконавчих органів Миколаївської міської ради.

1.4. Попередній запис громадян на особистий прийом до міського голови (після звернення на особистий прийом до першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради та отримання відповіді на звернення) здійснюється у перший понеділок місяця з 14:00 до 16:00 начальником відділу по роботі зі зверненнями громадян або його заступником. Громадянину напередодні проведення особистого прийому телефонують та запрошують на особистий прийом.

1.5. Не пізніше ніж за тиждень до дати проведення особистого прийому громадян міським головою інформація про порушене питання для опрацювання та надання інформації на особистий прийом надсилається до  виконавчих органів Миколаївської міської ради, до повноважень яких належить порушене питання.

1.6. Для участі у проведенні особистого прийому громадян міським головою працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян запрошують посадових осіб виконавчих органів Миколаївської міської ради факсограмою не пізніше як за один робочий день до його проведення.

1.7. Якщо особистий прийом до міського голови не відбувся і перенесений на новий термін, то додатковий запис на цей прийом не проводиться.

Працівники відділу по роботі зі зверненнями громадян напередодні телефонують заявнику та повідомляють стосовно перенесення особистого прийому міським головою.

1.8. Громадяни, які були присутні на особистому прийомі у міського голови та отримали відповідь, можуть залишити звернення особисто міському голові.

1.9. Запис громадян на особистий прийом до секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради здійснюється згідно із затвердженим графіком за 3 робочі дні до початку прийому заступником начальника відділу по роботі зі зверненнями громадян або іншим працівником цього відділу.

1.10. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради, проводиться у разі, якщо питання, порушене у попередньому зверненні, не було вирішено по суті. У разі повторного звернення громадянина про запис на особистий прийом до реєстраційно-контрольної картки додаються попередні реєстраційно-контрольні картки та копії архівних матеріалів з порушеного питання.

1.11. Для запису на особистий прийом до керівників, заявнику необхідно подати письмову заяву, у якій має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина (а для внутрішньо переміщених осіб – адресу, за якою особі може бути вручена офіційна кореспонденція), контактний номер телефону чи відомості щодо інших засобів зв’язку з ним, статус заявника, суть порушеного питання, особистий підпис та дата. Під час запису на особистий прийом громадянин (його представник) до заяви може також надати копії наявних документів по суті порушених питань та додаткові матеріали (за бажанням).

1.12. Звернення для запису на особистий прийом до керівників подається громадянином до інформаційного вікна «Звернення громадян» за адресою: м. Миколаїв, вул. Адміральська, 20 (І поверх), електронною поштою [email protected] або за телефоном (0512) 37-07-50.

1.13. Якщо вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не належить до компетенції органу місцевого самоврядування, керівник, який здійснює особистий прийом, пояснює громадянинові, до якого державного органу, підприємства, організації чи установи потрібно звернутися.

1.14. У разі, якщо порушене громадянином питання вирішити безпосередньо на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.

Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

1.15. У разі якщо заявник після проведення особистого прийому не вимагає письмової відповіді, вона не надається, про що робиться відмітка у зверненні.

1.16. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені у встановленому чинним законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з такими громадянами і мають документи, що підтверджують їх особу.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян забороняється (за винятком колективних звернень).

1.17. Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

1.18. У записі на особистий прийом може бути відмовлено у таких випадках:

1) повторного звернення одного й того ж самого громадянина з питання, що вже порушувалося ним перед виконавчими органами Миколаївської міської ради і було вирішено по суті;

2) звернення особи, визнаної судом недієздатною (за винятком випадків, коли від імені особи діє офіційно призначений представник, повноваження якого оформлені в порядку, встановленому чинним законодавством);

3) звернення малолітніх/неповнолітніх осіб, без участі їхніх законних представників.

Про відмову в записі та причини такої відмови громадянинові надаються відповідні роз’яснення.

1.19. Забороняється відмовляти громадянинові в записі на особистий прийом, а також в прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

1.20. Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке саме право на особистий прийом, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

1.21. Керівник під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства України обґрунтоване роз’яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності) в межах наданих повноважень.

1.22. Керівники, що ведуть особистий прийом громадян, мають право вимагати від відвідувачів коректної поведінки, звертатися за допомогою до працівників служби охорони у випадку проявів агресивної або неврівноваженої поведінки відвідувача.

1.23. Вхід громадян до адміністративної будівлі виконавчого комітету Миколаївської міської ради в день проведення особистого прийому громадян керівниками здійснюється встановленим порядком через пост охорони.

1.24. Особистий прийом громадян проводиться у спеціально для цього виділеному і обладнаному приміщенні за адресою: м. Миколаїв, вул. Адміральська, 20.

1.25. Під час проведення особистого прийому забезпечується відповідний простір з дотриманням усіх заходів безпеки.

1.26. Інформація про порядок і графік особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради розміщується на офіційному вебпорталі Миколаївської міської ради mkrada.gov.ua та у вестибюлі адміністративної будівлі виконавчого комітету Миколаївської міської ради (м. Миколаїв, вул. Адміральська,20, І поверх) у місці, доступному для вільного огляду громадянами.

2. Реєстрація та обробка письмових звернень на особистий прийом

2.1. Подане громадянином на особистому прийомі письмове звернення реєструється відділом по роботі зі зверненнями громадян у системі електронного документообігу у програмі СЕД АСКОД, обробляється та направляється для відпрацювання відповідним виконавцям.

2.2. Під час застосування СЕД АСКОД формується єдина централізована база реєстраційних даних, що забезпечує працівників інформацією про всі документи, їх місцезнаходження та стан виконання.

2.3. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа; затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (зі змінами та доповненнями); постанови Кабінету Міністрів України від  24.09.2008 № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян»; Інструкції з діловодства в електронній формі в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, Інструкції з діловодства в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженої розпорядженням міського голови від 14.08.2019 № 249р.

Облік особистого прийому громадян ведеться відділом по роботі зі зверненнями громадян на картках обліку особистого прийому громадян в програмі СЕД АСКОД.

2.4. На вимогу заявника, який подав письмове звернення на особистому прийомі у керівника, посадовою особою відділу по роботі зі зверненнями громадян у верхньому лівому куті першого аркуша копії звернення проставляється вхідний реєстраційний штамп виконавчого комітету Миколаївської міської ради із зазначенням вхідного реєстраційного номера та дати. Така копія повертається заявнику.

2.5. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду формуються у справу та зберігаються відділом по роботі зі зверненнями громадян відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (зі змінами та доповненнями), Інструкції з діловодства в електронній формі в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, Інструкції з діловодства в Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, затвердженої розпорядженням міського голови від 14.08.2019 № 249р.

ОНОВЛЕНО 15.10.2024