МИКОЛАЇВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Миколаїв

від 18 листопада 2024                                                                                      № 399р

Про затвердження Положення про адаптацію
новопризначених працівників у виконавчому
комітеті Миколаївської міської ради

З метою впровадження сучасних інструментів управління персоналом у діяльність виконавчого комітету Миколаївської міської ради, а також для забезпечення уніфікованого системного підходу щодо адаптації новопризначених працівників та робітників, керуючись п.п. 19, 20 ч. 4 ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:

1. Затвердити Положення про адаптацію новопризначених працівників у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради (далі – Положення, додається).

2. Керівникам структурних підрозділів виконавчого комітету Миколаївської міської ради забезпечити:

2.1. виконання Положення;

2.2. інформування відділу кадрів Миколаївської міської ради про стан виконання індивідуального плану роботи нового працівника за період адаптації протягом 5 робочих днів після закінчення всіх етапів адаптації (додатки 1, 2, 3 до Положення).

3. Відділу кадрів Миколаївської міської ради забезпечити координацію виконання Положення структурними підрозділами виконавчого комітету Миколаївської міської ради.

4. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету Миколаївської міської ради Волкова А.С.

Міський голова          О. СЄНКЕВИЧ

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

від 18 листопада 2024

№  399р

ПОЛОЖЕННЯ

про адаптацію новопризначених працівників

у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Положення про адаптацію новопризначених працівників у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради (далі – Положення) визначає порядок адаптації нових посадових осіб у виконавчому комітеті Миколаївської міської ради (далі – установа).

1.2. Норми Положення мають знати й застосовувати:

- керівники установи;

- керівники структурних підрозділів;

- заступники керівників структурних підрозділів;

- посадові особи структурних підрозділів, призначені наставниками (кураторами);

- посадові особи відділу кадрів Миколаївської міської ради;

- колективи структурних підрозділів, до яких прийнято нових працівників.

1.3. Керує адаптацією відділ кадрів Миколаївської міської ради.

1.4. За актуалізацію Положення відповідає начальник відділу кадрів Миколаївської міської ради.

1.5. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

- адаптаційний період – період, протягом якого новий працівник пристосовується до специфіки установи, набуває знань і вмінь, достатніх для самостійної роботи за посадою, може збігатися зі строком випробування;

- адаптація – комплекс освітніх, мотивувальних і контрольно-перевірних заходів з метою скоротити час введення в посаду нових працівників, мінімізувати кількість помилок у початківців, усунути психологічний дискомфорт у перші дні роботи, ствердити позитивний імідж установи на ринку праці, створити прозору систему оцінювання кваліфікації та потенціалу новачків;

- випробування – перевірка відповідності працівника роботі;

- наставництво – допомога у формі навчання, порад, пояснень, яку досвідчені працівники надають новим працівникам.

2. Цілі та завдання адаптації

2.1. Цілі адаптації:

- мінімізувати плинність кадрів;

- мінімізувати кількість помилок у нових посадових осіб на етапі опанування своїх посадових обов’язків;

- скоротити час введення в посаду нових працівників;

- згуртувати колектив, уникнути мобінгу та булінгу;

- сформувати в новачків лояльне ставлення до установи та задоволеність роботою, ствердити позитивний імідж органів місцевого самоврядування.

2.2. Завдання адаптації:

- ознайомити нових працівників з умовами праці, обов’язками, правами, правилами внутрішнього трудового розпорядку, Колективним договором між адміністрацією і трудовим колективом виконавчих органів Миколаївської міської ради, Кодексом професійної етики посадових осіб та працівників виконавчих органів, комунальних підприємств, установ та організацій Миколаївської міської ради;

- сформувати:

1) нового працівника правильне розуміння посадових обов’язків, професійні навички та знання, потрібні для виконання посадових обов’язків;

2) у керівника структурного підрозділу об’єктивне уявлення про професійну придатність, особистісні риси, морально-психічні якості нового працівника;

- знизити в нових працівників рівень невизначеності та тривожності, допомогти їм налагодити стосунки з колективом;

- розвинути систему наставництва.

3. Тривалість адаптації та випробування

3.1. Тривалість адаптації встановлювати окремо для кожної новопризначеної особи  і може збігатися зі строком випробування.

При визначенні тривалості адаптації новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування рекомендується враховувати обсяг та складність передбачених за посадою обов'язків, завдання, що визначаються на строк випробування (у разі встановлення), а також рівень професійної компетентності та особисті якості такої посадової особи. 

Безпосередній керівник визначає тривалість адаптації у програмі адаптації новопризначеної особи. 

Тривалість адаптації може становити від 1 до 6 місяців та у разі потреби коригується відділом кадрів Миколаївської міської ради за погодженням з безпосереднім керівником (у разі наявності).

3.2. Строк випробування при прийнятті на роботу може становити:

- для посадових осіб – до трьох місяців;

- для робітників – один місяць.

Випробування не встановлюється при прийнятті на роботу: осіб, які не досягли вісімнадцяти років; молодих робітників після закінчення професійних навчально-виховних закладів; молодих спеціалістів після закінчення вищих закладів освіти; осіб, звільнених у запас з військової чи альтернативної (невійськової) служби; осіб з інвалідністю, направлених на роботу відповідно до рекомендації медико-соціальної експертизи; осіб, обраних на посаду; переможців конкурсного відбору на заміщення вакантної посади; осіб, які пройшли стажування при прийнятті на роботу з відривом від основної роботи; вагітних жінок; одиноких матерів, які мають дитину віком до чотирнадцяти років або дитину з інвалідністю; осіб, з якими укладається строковий трудовий договір строком до 12 місяців; внутрішньо переміщених осіб. Випробування не встановлюється також при переведенні на роботу на інше підприємство, в установу, організацію, а також в інших випадках, якщо це передбачено законодавством.

До строку випробування не зараховують дні, коли працівник фактично не працював, – незалежно від причини (ст. 27 КЗпП України).

3.3. Строк випробування обчислюється місяцями і закінчується у відповідне число останнього місяця строку. Якщо кінець строку, обчислюваного місяцями, припадає на такий місяць, що відповідного числа не має, то строк закінчується в останній день цього місяця (ст. 241-1 КЗпП України).

3.4. При своєчасному і якісному виконанні завдань випробувального терміну куратор доводить до відома безпосереднього керівника про результати роботи працівника.

3.5. У випадку відповідності нового працівника посаді, яку він займає, безпосередній керівник заповнює план-оцінку проходження випробувального терміну зі своїми примітками та висновками. Заповнений документ подається до відділу кадрів Миколаївської міської ради для затвердження у міського голови та залучення до особової справи посадової особи.

3.6. При неналежній якості виконання завдань куратор проводить роз’яснювальну роботу, визначає проблемні місця та навчає нового працівника специфічних навичок та нюансів професійної діяльності.

3.7. Кожен випадок неналежного виконання завдань, поставлених новому працівникові під час випробувального терміну, фіксується у вигляді акта або службової записки на ім’я безпосереднього керівника. Протягом випробувального терміну перевіряється відповідність працівника займаній посаді. У випадку виявлення невідповідності працівника займаній посаді роботодавець має право розірвати трудовий договір за власною ініціативою (ст. 28, ст. 43-1 КЗпП України).

3.8. Після виявлення факту невідповідності працівника посаді, яку він займає, керівник структурного підрозділу направляє до міського голови службову записку про проведення процедури звільнення працівника з доданням документів, що підтверджують вказану невідповідність.

3.9. Спеціалісти відділу кадрів Миколаївської міської ради протягом 2  робочих днів перевіряють документи, проводять переговори з безпосереднім керівником нового працівника, керівником структурного підрозділу та працівником.

3.10. Відділ кадрів Миколаївської міської ради готує проєкт розпорядження, узгоджує його та подає на підпис міському голові. Після підписання розпорядження подальша процедура звільнення здійснюється у відповідності до чинного законодавства України.

4. Структура адаптації

4.1. До початку роботи новий працівник проходить інструктаж. Інструктаж проводять посадові особи відділу кадрів, керівник структурного підрозділу, інженер з охорони праці.

Відділ кадрів Миколаївської міської ради роз’яснює права та обов’язки, ознайомлює під підпис:

- з посадовою інструкцією;

- з умовами праці, правами на пільги та компенсації;

- із Кодексом професійної етики посадових осіб та працівників виконавчих органів, комунальних установ та організацій Миколаївської міської ради, затвердженим рішенням виконавчого комітету Миколаївської міської ради від 24.11.2021 № 1224;

- з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Колективним договором між адміністрацією і трудовим колективом виконавчих органів Миколаївської міської ради;

- з обмеженнями, встановленими Законом України «Про запобігання корупції»;

- із Загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, затвердженими наказом Національного агентства України з питань державної служби від 05.08.2016 № 158.

Керівник структурного підрозділу:

- визначає робоче місце;

- забезпечує його необхідними засобами;

- складає індивідуальний план роботи на період адаптації.

Інженер з охорони праці:

- проводить вступний і первинний інструктажі з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

4.2. Протягом першого тижня роботи нового працівника відділ кадрів Миколаївської міської ради та керівник структурного підрозділу проводять початкові заходи з адаптації:

4.3. На період адаптації керівник структурного підрозділу складає для нового працівника індивідуальний план роботи в якому визначає тривалість адаптації (додаток 1). Новий працівник зобов’язаний дотримуватися індивідуального плану роботи.

4.4. Роботу нового працівника курирує керівник структурного підрозділу або призначений цим керівником наставник. Керівник (наставник) співпрацює з новим працівником, відповідно до розділу 5 цього Положення.

4.5. Наставник та новий працівник структурного підрозділу звітують про адаптацію, заповнюють форми звітів, визначених розділом 7 цього Положення.

5. Відповідальність

5.1. За адаптацію нових працівників відповідають керівники структурних підрозділів та відділ кадрів Миколаївської міської ради.

Керівник структурного підрозділу відповідає за професійну адаптацію – формування в нового працівника спеціальних навичок і знань.

Відділ кадрів Миколаївської міської ради відповідає за психологічну та соціальну адаптацію – пристосування нового працівника до режиму праці й відпочинку; правильне розуміння ним корпоративної культури, правил роботи й поведінки; міжособистісні стосунки нового працівника в колективі.

5.2. Керівник структурного підрозділу, до якого прийнято нового працівника, протягом періоду адаптації зобов’язаний:

- чітко формулювати завдання;

- пояснювати суть кожного завдання й давати рекомендації, як його ефективніше виконати та завдяки яким засобам;

- чітко визначати строки виконання завдань;

- регулярно перевіряти стан виконання завдань та за потреби допомагати новому працівнику;

- оцінювати якість виконання завдань та надавати новому працівнику зворотний зв’язок – пояснювати, що зробив добре, а що – ні; яких помилок припустився; як їх уникнути надалі; які навички поліпшити;

- раз на тиждень проводити підсумкові наради з новим працівником;

- коригувати план роботи нового працівника;

- фіксувати, чи виявляє новий працівник ініціативність, дисциплінованість, комунікабельність.

5.3. Керівник структурного підрозділу має право делегувати обов’язки з адаптації безпосередньому керівнику нового працівника або спеціалісту структурного підрозділу – наставнику.

Наставник звітує перед керівником структурного підрозділу про адаптацію.

Один наставник може курирувати не більше трьох нових працівників.

6. Адаптація керівників

6.1. Посадовим особам, переведеним або прийнятим на керівні посади, рекомендовано пройти курс тренінгів та шедоуінг.

6.2. Теми тренінгів: постановка цілей, делегування завдань, контроль виконавців, ораторське мистецтво, врегулювання конфліктів, ефективні наради й переговори.

6.3. Новопризначений керівник отримує наставника з числа керівників вищого рівня.

6.4. Новопризначений керівник і його наставник співпрацюють у форматі шедоуінгу: керівник-початківець проводить робочий час поруч із наставником; спостерігає за ним під час переговорів, нарад, зборів; після заходів ставить запитання; з’ясовує незрозумілі питання; обговорює моделі поведінки.

Тривалість шедоуінгу – два дні на тиждень протягом трьох тижнів.

7. Звіти про адаптацію

7.1. Керівник структурного підрозділу (наставник), новий працівник, подають до відділу кадрів звіти про адаптацію –  за тиждень до закінчення строку адаптації.

7.2. Керівник структурного підрозділу (наставник) заповнює табель досягнень нового працівника (додаток 2).

7.3. Працівник, який проходив адаптацію, заповнює анкету для оцінювання якості системи адаптації (додаток 3).

7.4. Адаптація нового працівника вважається успішною, якщо він засвоїв організаційну структуру, принципи та систему управління в установі, дотримується правил внутрішнього трудового розпорядку, дотримується корпоративної культури установи, оперативно, якісно, з додержанням строків виконує завдання.

7.5. Відділ кадрів Миколаївської міської ради збирає звіти та аналізує якість адаптації та долучає матеріали до особової справи.

____________________________________________________

Додаток 1

до Положення

Індивідуальний план роботи

нового працівника на період адаптації

ПІП/б працівника _____________________________________________________

Керівник ____________________________________________________________

Підрозділ ____________________________________________________________

Наставник (за наявності) _______________________________________________

Частина 1. Уведення в посаду. Оцінка рівня адаптивності та здатності до навчання:

? нижче середнього ? середній ? вище середнього 

Коментарі: __________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Частина 2. Оцінка роботи:

Коментарі: ___________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Відмітка про ознайомлення

Додаток 2

до Положення

Табель досягнень нового працівника

за період з «___» ______________ до «___» ______________ 20 __ р.

ПІП/б _______________________________________________________________

Підрозділ ____________________________________________________________

Посада ______________________________________________________________

Коментарі: ___________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Відмітка про ознайомлення

ШКАЛА ОЦІНЮВАННЯ

1. Знання нормативних документів

2. Старанність

3. Оперативність, додержання строків виконання завдань

4. Ініціативність

5. Загальна якість роботи

6. Обсяг роботи

7. Дисциплінованість

8. Знання програмного забезпечення

9. Комунікабельність

Додаток 3

до Положення

Анкета працівника, який пройшов адаптацію

ПІП/б _______________________________________________________________

Підрозділ ____________________________________________________________

Посада ______________________________________________________________

Керівник ____________________________________________________________

Шановний колего!

Пропонуємо Вам взяти участь в оцінюванні програми адаптації. Ваші відверті відповіді на запитання анкети допоможуть іншим працівникам швидше пристосуватися до нових робочих місць, а нам –  поліпшити програму адаптації.

Що було для Вас найскладнішим протягом адаптації?

? Виконання професійних обов’язків в контексті корпоративних норм і стандартів

? Входження в колектив

? Пристосування до умов праці

Інше _______________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Як довго Ви потребували допомоги колег?

? До 1 міс.

? До 2 міс.

? До 3 міс.

? Потребуватиму й після адаптації та проходження випробування

Що, на Ваш погляд, особливо допомогло б Вам у період адаптації? Що додатково слід передбачити в нашій програмі адаптації?

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Позначте 10 найважливіших для Вас мотиваторів, укажіть, чи наявні вони на Вашому місці роботи:

3.1. Тривалість адаптації встановлювати окремо для кожної новопризначеної особи  і може збігатися зі строком випробування.

При визначенні тривалості адаптації новопризначеної посадової особи місцевого самоврядування рекомендується враховувати обсяг та складність передбачених за посадою обов'язків, завдання, що визначаються на строк випробування (у разі встановлення), а також рівень професійної компетентності та особисті якості такої посадової особи. 

Безпосередній керівник визначає тривалість адаптації у програмі адаптації новопризначеної особи. 

Тривалість адаптації може становити від 1 до 6 місяців та у разі потреби коригується відділом кадрів Миколаївської міської ради за погодженням з безпосереднім керівником (у разі наявності).

ОНОВЛЕНО 18.11.2024